KAMU yang ikut organisasi apapun, pasti akrab dengan istilah event organizer. Yakni, organisasi atau lembaga yang khusus mengelola kegiatan-kegiatan. Untuk menghadiri sebuah event organizer, tidak hanya cukup pengalaman. Sebuah event organizer justru tidak menangani hal-hal yang sifatnya teknis. Untuk itu ada beberapa hal yang perlu kamu simak.
1. Mencari teman satu kesamaan, Sebelum mendirikan event organizer, carilah dua atau tiga orang yang sama-sama berminat dalam menyelenggarakan event. Kamu bisa mengajak teman-teman yang pernah aktif dalam kepanitiaan. Ingat jangan salah pilih. Ada orang yang sama sekali nggak mau susah-susah memikirkan konsep acara, kreativitas dan proses lainnya yang cukup rumit.
2. Menyusun ide kreatif, Langkah selanjutnya adalah melakukan terobosan, menyusun ide kreatif. Semakin unik, ide itu menjadi peluang besar menjadi program acara yang punya nilai jual. Oh ya, langkah ini tidak mesti kamu lakukan sendiri. Dengan anggota lain ide yang masuk akan semakin beragam. itu akan membuat kamu semakin mudah menuangkan ide kreatif.
3. Menyusun proposal, Setelah dua langkah diatas kamu kerjakan dengan baik, siap-siap deh masuk dalam proses penuangan ide dalam bentuk tertulis. Termasuk proses pelaksanaannya dari yang kecil sampai yang besar, sehingga tidak ada satu pun yang terlewatkan. hal-hal yang menyangkut kepanitiaan, juga jangan sampai tertinggal. susunan acara, menjadi tawaran yang menarik dalam proposal. coba kamu jelaskan secara rinci tentang skenario jalannya acara, karena di situ akan terlihat apakah acara itu akan berlangsung menarik, monoton atau malah menyebalkan.
4. Membuat rencana anggaran, proposal dah jadi, konsep dan segala kebutuhannya sudah tertuang. langkah berikutnya, kamu susun segala kebutuhan yang tertuang di dalam proposal. Setelah itu, bersama dengan teman-teman atau bisa juga kamu percayakan kepada satu orang, memulai kerja penyusunan anggaran. Ingat lo, jangan menyusun berdasarkan pemikiran tanpa standarisasi. Buat daftar kebutuhan sebaik-baiknya. lakukan survey harga, terutama hal menyangkut dengan pengisi acara, perlengkapan acara dan pernak pernik acara lainnya. Susun rencana anggaran tersebut serealistis mungkin.
5. Membuat rencana kerja, Setahap demi setahap, langkah sebuah event organizer kita sudah lakukan. Maka seterusnya, kamu harus membuat rencana kerja. Ini menjadi penting, karena dengan membuat ini kamu jadi memiliki target dalam menjalankan konsep atau ide itu menuju suatu program acara yang terselenggara.
6. Menyusun rencana pemasaran, Tahap ini menjadi bagian yang tak boleh dilewatkan. Langkah ini akan menentukan suksesnya acara. Pilihlah kemana ide itu akan kita tawarkan. Jangan sampai suatu program acara anak-anak eh nyasar ke perusahaan yang membutuhkan promosi untuk produk kecantikan. Bidiklah perusahaan yang memang sedang gencar melakukan promosi, atau paling tidak perusahaan yang memang terbiasa menjadi seponsor. Itu artinya perusahaan tersebut memiliki anggaran promosi yang dapat kita manfaatkan.
7. Membentuk kepanitiaan teknis, Kamu harus terlebih dulu membentuk kepanitian teknis lengkap sesuai dengan kebutuhan. Jangan lupa job description disiapkan dengan matang.
8. Evaluasi keseluruhan persiapan, Jangan terburu-buru mencanangkan pelaksanaan kegiatan. Lakukan tahap evaluasi, periksa apakah ada yang terlewatkan, atau tidak terfikirkan. Juga jangan sampai ada hal-hal dadakan diluar perencanaan. Kalau setelah di evaluasi, beri penilaian. Apakah program tersebut mau terus, atau berhenti sampai disini.
9. Pelaksanaan, Beres semua tahap, tibalah saatnya kamu bersama teman-teman kamu. Lengkap dengan segala perangkat kegiatan, bersiap untuk melaksanakan kegiatan.
Event Organizer yang berfokus pada bidang apa yang hendak kita dirikan. Pokoknya apapun itu lakukan dengan serius dan sabar. Semoga tulisan ini bermanfaat. Oh ya, selamat atas terbentuknya kepanitiaan persiapan reuni akbar SMA N 1 KELUANG. Semoga acara tersebut dapat terlaksana dengan lancar tanpa adanya kendala apapun. Amin....
Tidak ada komentar:
Posting Komentar